“ Sind solche Belege nicht vorhanden oder gehen sie verloren, kann als Ersatz ein Eigenbeleg erstellt werden.
Zumeist werden Eigenbelege vom Unternehmer selbst oder von leitenden Angestellten ausgestellt, die hierzu
bevollmächtigt sind. Eigenbelege dienen vorm Finanzamt als Ersatz für Rechnungen oder Quittungen. Hierbei gilt jedoch grundsätzlich jeden Beleg
aufzubewahren und zeitnah einen Eigenbeleg zu erstellen. Sie dokumentieren tatsächlich stattgefundene Geschäftsvorgänge und machen diese bei Prüfungen durch die Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer oder die Rechnungsprüfung als Einnahme oder
Ausgabe kenntlich. Befasst sein, wenn Belege fehlen? Das Fehlen von Originalbelegen kann verschiedene Ursachen haben.
Der Zahlungsempfänger kann vergessen haben, einen Beleg auszustellen, oder hat für den Empfang von Trinkgeld keine Quittung ausgestellt.
Ist keine dritte Person oder kein drittes Unternehmen an der Transaktion beteiligt, wird nicht
immer ein Beleg ausgestellt; dabei muss ein Eigenbeleg angefertigt werden, um den Geschäftsvorgang zu dokumentieren. Für außerplanmäßige
Abschreibungen wie Verderb, Lagerabbau oder Diebstahl ist die Erstellung
eines Eigenbelegs notwendig. Originalbelege können nicht auffindbar oder vernichtet worden sein.
Schließlich hinterlässt kein Dieb eine Quittung.
Für die Abrechnung von Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwendungen (sprich: Spesen) für einen Unternehmer oder Angestellten liegt nicht immer ein Beleg vor. ”