“ Sind solche Belege inexistent oder gehen sie verloren, kann als Ersatz ein Eigenbeleg erstellt werden.
Zumeist werden Eigenbelege vom Unternehmer selbst oder von leitenden Angestellten ausgestellt,
die hierzu bevollmächtigt sind. Eigenbelege dienen vorm Finanzamt als Ersatz für Rechnungen oder Quittungen. Hierbei gilt jedoch grundsätzlich jeden Beleg aufzubewahren und zeitnah
einen Eigenbeleg zu erstellen. Sie dokumentieren tatsächlich stattgefundene Geschäftsvorgänge und machen diese bei Prüfungen durch die Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer oder die
interne revision als Einnahme oder Ausgabe kenntlich. Hand anlegen, wenn Belege fehlen? Das Fehlen von Originalbelegen kann verschiedene Ursachen haben. Der Zahlungsempfänger kann vergessen haben, einen Beleg auszustellen, oder hat für den Empfang von Trinkgeld keine Quittung ausgestellt.
Ist keine dritte Person oder kein drittes Unternehmen an der Transaktion beteiligt, wird nicht immer ein Beleg ausgestellt; in diesem Moment muss
ein Eigenbeleg angefertigt werden, um den Geschäftsvorgang zu dokumentieren. Für außerplanmäßige Abschreibungen wie Verderb, Lagerabbau oder
Diebstahl ist die Erstellung eines Eigenbelegs notwendig.
Originalbelege können wie weggeblasen oder vernichtet worden sein. Schließlich hinterlässt kein Dieb eine Quittung.
Für die Abrechnung von Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwendungen (sprich:
Spesen) für einen Unternehmer oder Angestellten liegt
nicht immer ein Beleg vor. ”