“ Ein Eigenbeleg wird vom Finanzamt nur als Notlösung
anerkannt. Zu sehen sein zwar keine Begrenzung für die Anzahl der
Ersatzbelege, die eingereicht werden dürfen, jedoch
sollten Sie damit sparsam umgehen. Je mehr Eigenbelege ausgestellt werden, desto
kritischer fragt das Finanzamt nach und desto höher ist die Möglichkeit, dass ein Beleg und folglich die dazugehörige Buchung nicht akzeptiert
wird. Wir haben zudem hilfreich, wenn Sie weitere Unterlagen vorweisen können, annäherungsweise
Notwendigkeit und Richtigkeit des Eigenbeleges zu untermauern. Dies kann
beispielsweise ein Messeticket sein, wenn Sie einen Eigenbeleg für die dortige Garderobengebühr
ausgestellt haben. Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Eigenbeleg ausgestellt werden muss: ein Automat hat keinen Beleg ausgegeben, die Aktentasche, in der
sich der Beleg befand, wurde entwendet, der Beleg wurde versehentlich entsorgt oder es wurde vergessen nach der
Ausstellung eines Beleges zu fragen. Wenn Sie bargeldlos gezahlt haben, können Sie dem Ersatzbeleg außerdem
den entsprechenden Kontoauszug beifügen. Beleg ausstellen zu lassen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin,
stets nach einem Beleg zu fragen. Bewahren Sie Ihre Belege unterwegs monadisch gut verschließbaren Behältnis wie einer Aktentasche auf.
Denken Sie daran, sich in Restaurants etc. Digitalisieren Sie Ihre Belege.
Mit lexoffice vermeiden Sie es, überhaupt einen Ersatzbeleg ausstellen zu
müssen. Scannen Sie Ihre Belege einfach ein. Dank intelligenter Texterkennung (OCR) können Sie die wichtigsten Daten direkt aus
dem Beleg übernehmen. Zahlung direkt hiermit zugehörigen Beleg, sodass Sie
sich das mühsame Abgleichen von Kontoauszügen und Rechnungen zukünftig fruchtlos.
Dank der praktischen Scan-Funktion der lexoffice App für iOS und Android
können Sie Ihre Belege direkt unterwegs mit der Kamera Ihres Tablets oder Smartphones
aufnehmen und in lexoffice hochladen. So sind Ihre Belege sicher
direkt nachdem Sie sie erhalten haben. ”