“ Ein Eigenbeleg wird vom Finanzamt nur als Notlösung anerkannt.
In Erscheinung treten zwar keine Begrenzung für die Anzahl der Ersatzbelege, die eingereicht
werden dürfen, jedoch sollten Sie damit sparsam
umgehen. Je mehr Eigenbelege ausgestellt werden, desto kritischer fragt das Finanzamt nach und desto höher ist
die Möglichkeit, dass ein Beleg und folglich die dazugehörige Buchung
nicht akzeptiert wird. Es ist zudem hilfreich, wenn
Sie weitere Unterlagen vorweisen können, über den Daumen Notwendigkeit und
Richtigkeit des Eigenbeleges zu untermauern. Dies kann beispielsweise ein Messeticket sein, wenn Sie einen Eigenbeleg für die
dortige Garderobengebühr ausgestellt haben. Es kann verschiedene Gründe geben, warum ein Eigenbeleg ausgestellt werden muss: ein Automat hat keinen Beleg ausgegeben, die Aktentasche, in der
sich der Beleg befand, wurde entwendet, der Beleg wurde versehentlich entsorgt oder es wurde vergessen nach der Ausstellung eines
Beleges zu fragen. Wenn Sie bargeldlos gezahlt haben, können Sie dem Ersatzbeleg außerdem den entsprechenden Kontoauszug
beifügen. Beleg ausstellen zu lassen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, stets nach einem Beleg
zu fragen. Bewahren Sie Ihre Belege unterwegs untrennbar
gut verschließbaren Behältnis wie einer Aktentasche auf. Denken Sie daran, sich in Restaurants etc.
Digitalisieren Sie Ihre Belege. Mit lexoffice vermeiden Sie es, überhaupt
einen Ersatzbeleg ausstellen zu müssen. Scannen Sie Ihre Belege einfach ein. Dank intelligenter Texterkennung (OCR) können Sie die wichtigsten Daten direkt aus dem Beleg übernehmen. Zahlung
direkt damit zugehörigen Beleg, sodass Sie sich das mühsame Abgleichen von Kontoauszügen und Rechnungen zukünftig
ohne Sinn und Zweck. Dank der praktischen Scan-Funktion der lexoffice App für iOS und Android können Sie Ihre Belege direkt unterwegs die Kamera Ihres Tablets
oder Smartphones aufnehmen und in lexoffice hochladen.
So sind Ihre Belege sicher direkt nachdem Sie sie erhalten haben. ”