“ Sind solche Belege nicht mehr da sein oder gehen sie verloren, kann als Ersatz ein Eigenbeleg erstellt werden. Zumeist werden Eigenbelege vom Unternehmer selbst oder
von leitenden Angestellten ausgestellt, die hierzu bevollmächtigt sind.
Eigenbelege dienen vorm Finanzamt als Ersatz für Rechnungen oder
Quittungen. Hierbei gilt jedoch grundsätzlich jeden Beleg aufzubewahren und zeitnah einen Eigenbeleg
zu erstellen. Sie dokumentieren tatsächlich stattgefundene Geschäftsvorgänge und machen diese bei Prüfungen durch die Finanzbehörden,
Wirtschaftsprüfer oder die Prüfungswesen als Einnahme oder Ausgabe kenntlich.
Arbeiten an, wenn Belege fehlen? Das Fehlen von Originalbelegen kann
verschiedene Ursachen haben. Der Zahlungsempfänger kann vergessen haben,
einen Beleg auszustellen, oder hat für den Empfang von Trinkgeld keine Quittung ausgestellt.
Ist keine dritte Person oder kein drittes Unternehmen an der Transaktion beteiligt, wird nicht immer ein Beleg ausgestellt; derbei muss ein Eigenbeleg angefertigt werden, um den Geschäftsvorgang zu dokumentieren. Für außerplanmäßige Abschreibungen wie Verderb, Lagerabbau oder Diebstahl ist die
Erstellung eines Eigenbelegs notwendig. Originalbelege können nicht zu finden oder
vernichtet worden sein. Schließlich hinterlässt kein Dieb
eine Quittung. Für die Abrechnung von Reisekosten oder
Verpflegungsmehraufwendungen (sprich: Spesen) für einen Unternehmer oder Angestellten liegt nicht immer ein Beleg vor. ”