“ Ein Eigenbeleg wird vom Finanzamt nur als Notlösung anerkannt.
Es ist zwar keine Begrenzung für die Anzahl der Ersatzbelege, die eingereicht
werden dürfen, jedoch sollten Sie damit sparsam umgehen. Je mehr Eigenbelege ausgestellt werden, desto kritischer fragt das Finanzamt nach und
desto höher ist die Möglichkeit, dass ein Beleg und folglich die dazugehörige Buchung nicht akzeptiert wird.
Es herrscht zudem hilfreich, wenn Sie weitere Unterlagen vorweisen können, näherungsweise Notwendigkeit und Richtigkeit des Eigenbeleges
zu untermauern. Dies kann beispielsweise ein Messeticket sein, wenn Sie einen Eigenbeleg für die dortige Garderobengebühr ausgestellt haben. Es kann
verschiedene Gründe geben, warum ein Eigenbeleg ausgestellt werden muss: ein Automat hat keinen Beleg ausgegeben, die Aktentasche, in der sich der Beleg befand, wurde entwendet, der Beleg
wurde versehentlich entsorgt oder es wurde vergessen nach der Ausstellung eines Beleges zu fragen. Wenn Sie bargeldlos gezahlt haben, können Sie
dem Ersatzbeleg außerdem den entsprechenden Kontoauszug beifügen.
Beleg ausstellen zu lassen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, stets nach einem Beleg zu fragen. Bewahren Sie Ihre
Belege unterwegs Hand in Hand gehen gut verschließbaren Behältnis wie einer
Aktentasche auf. Denken Sie daran, sich in Restaurants etc.
Digitalisieren Sie Ihre Belege. Mit lexoffice vermeiden Sie es, überhaupt
einen Ersatzbeleg ausstellen zu müssen. Scannen Sie
Ihre Belege einfach ein. Dank intelligenter Texterkennung (OCR)
können Sie die wichtigsten Daten direkt aus dem Beleg übernehmen. Zahlung direkt damit zugehörigen Beleg, sodass Sie sich das mühsame Abgleichen von Kontoauszügen und Rechnungen zukünftig unnotwendig.
Dank der praktischen Scan-Funktion der lexoffice App für iOS und Android
können Sie Ihre Belege direkt unterwegs neben anderen die Kamera Ihres
Tablets oder Smartphones aufnehmen und in lexoffice hochladen. So sind Ihre
Belege sicher direkt nachdem Sie sie erhalten haben. ”